Tem dúvidas sobre como fazer gestão de fornecedores? Saiba que a tarefa é uma das atribuições da gestão estratégica de compras: conjunto de medidas que visa o desenvolvimento de processos mais efetivos e ágeis para assegurar aquisições de insumos e materiais para a empresa.
No artigo de hoje, falamos sobre a importância de adotar uma visão atualizada sobre a gestão de fornecedores e trazemos 6 dicas para ajudar você e sua equipe a abrirem a mente e construírem laços efetivos com os parceiros comerciais.
Boa leitura!
Gestão estratégica de compras: o que é?
Gestão estratégica de compras é o conjunto de ações operacionais e analíticas adotadas por empreendedores e lojistas para assegurar a aquisição correta de produtos e insumos.
Nem mais, nem menos do que o necessário. Este é o lema da gestão estratégica de compras que, além de fiscalizar e acompanhar os processos de aquisição, também preza pelo desenvolvimento contínuo de melhorias e alternativas para potencializar a performance dos times envolvidos, mantendo-a compatível com as demandas do mercado, e reduzir custos de forma inteligente.
Dentre as atribuições de um gestor estratégico de compras, destacamos:
- gerenciamento da negociação com fornecedores;
- desenvolvimento de estratégias de compra;
- controle de qualidade e suporte na gestão de estoque;
- gestão de prazos e entregas;
- administração de pedidos de compra;
- incentivo à inovação e ao desenvolvimento de projetos;
- análise de performance e consolidação de resultados.
Como fazer gestão de fornecedores?
Como você viu no tópico anterior, o gerenciamento de fornecedores é uma das atribuições de empreendedores e lojistas que buscam olhar para o processo de compras com mais estratégia.
Isso porque, localizados na ponta inicial do fluxo de aquisição de insumos (e, indiretamente, compondo parte estratégica do processo de compra e venda das empresas), os fornecedores têm grande relevância para o sucesso da estratégia, e isso se dá por diferentes fatores: condições de negociação, solidez do relacionamento, preço, prazo, entre outros.
Pensando nisso, é hora de ampliar o olhar sobre estas peças-chave em seu processo de compra. Por isso, preparamos 6 dicas para te ajudar a entender como fazer gestão de fornecedores.
1- Escolha seus fornecedores com minúcia
O primeiro aspecto essencial para entender como fazer gestão de fornecedores começa antes mesmo do contato inicial. A escolha dos potenciais parceiros comerciais deve partir de uma análise minuciosa de performances e reputações no mercado.
Para isso, pesquise diferentes empresas fornecedoras na internet. Visite o site oficial, conheça os valores e os diferenciais. Confira se o fornecedor tem ideais semelhantes aos seus e se trabalha de forma compatível com as agendas globais de sustentabilidade e compromisso com os Direitos Humanos.
Busque opiniões junto a outras empresas e marque reuniões preliminares com possíveis parceiros antes de começar as negociações propriamente ditas. Dessa forma, você e sua equipe têm a oportunidade de identificar potenciais desvios e evitar descompassos e crises ao longo das transações.
2- Tenha em mente as necessidades do seu negócio
Ter acesso a parceiros comerciais que prestam serviço de qualidade é um ótimo começo. Mas, para entender como fazer gestão de fornecedores, é preciso ir além.
Entenda se o serviço prestado pelo potencial aliado é compatível com as necessidades do seu negócio. E, para isso, é necessário que você, na qualidade de empreendedor ou gestor, compreenda o direcionamento estratégico do seu negócio, bem como as demandas decorrentes dele.
Qual o volume previsto para as aquisições? Qual o período médio de compras? A empresa tem urgência nas entregas? É possível estabelecer, junto ao fornecedor, um calendário para facilitar a recorrência nas entregas? Qual a natureza dos produtos e insumos adquiridos? Há alguma particularidade no processo de compra por parte da empresa?
Estas são algumas das perguntas que ajudam a identificar fornecedores com maior compatibilidade com o seu negócio.
3- Trabalhe para construir relacionamentos sólidos
Parceiro identificado? É hora de trabalhar o relacionamento.
Quando falamos em gestão de fornecedores, construir relações de solidez vai além de realizar operações de compra e venda bem-sucedidas. Empresas de diferentes ramos e portes precisam de parceiros leais, dispostos a flexibilizar condições e promover esforços para atender às demandas dos clientes.
Para isso, é preciso trabalhar continuamente. Identifique semelhanças e compatibilidades entre o seu negócio e a empresa fornecedora. Marque reuniões periódicas e compartilhe, sempre que possível, a importância e o valor dado àquela relação de parceria.
Valorize o fornecedor com reconhecimentos positivos, faça críticas de forma firme, mas amigável, e não se posicione com superioridade. A relação entre você e seu fornecedor deve ser vista, sobretudo, como uma relação de colaboração.
4- Flexibilize a negociação sempre que possível
Ainda no sentido de entender como fazer gestão de fornecedores e construir bons relacionamentos com os parceiros comerciais, busque ser flexível.
Durante a negociação, ofereça abertura para ouvir as propostas e limitações do fornecedor e trabalhe de acordo com elas.
Conheça os diferentes métodos de pagamento b2b praticados por ele, negocie prazos de entrega realistas e respeite os processos internos (como a análise de risco de crédito) do parceiro para que ele respeite os seus ( em muitas empresas, o cadastro de fornecedores pode ser burocrático e extenso, o que demanda uma dose extra de disciplina e paciência por parte do parceiro).
5- Faça avaliações periódicas dos parceiros
Há, porém, o outro lado da moeda. Embora o relacionamento com os parceiros comerciais seja uma importante variável na gestão de fornecedores, é preciso trabalhar a parceria com racionalidade.
Por isso, implemente formulários de avaliação periódica dos parceiros, e estimule o time de compras a preencher e analisar, de forma crítica, o andamento das negociações.
Caso as avaliações apontem para desvios recorrentes, descumprimento de prazos e outros problemas, é hora de repensar o relacionamento.
6- Seja um bom cliente
Por fim, mas não menos importante, destacamos a importância de ser um bom cliente. É claro que você, na posição de gestor de empresa, espera que seus fornecedores superem as expectativas.
Mas, em um cenário de colaboração, é importante que você e seu time façam a sua parte.
Cumpram os protocolos da empresa, respeitem condições inegociáveis e limitações técnicas e operacionais do negócio.
Trabalhem com alguma previsibilidade e preparem o fornecedor para as eventuais emergências (que devem ser, como pontuado anteriormente, eventuais). Façam um provisionamento periódico e ajudem o parceiro a se organizar no que diz respeito à própria disponibilidade de estoque.
Busque caminhos para aumentar a sua garantia de crédito e facilitar o processo de negociação, agilizando o fechamento de negócios e simplificando as transações.
Política de gestão de fornecedores: otimize a sua com o uso de recebíveis!
A consolidação das propostas acima deve ser formalizada em uma política de gestão de fornecedores. Este documento é o guia da sua equipe para assegurar relacionamentos saudáveis e prósperos com os parceiros comerciais.
E por falar nisso, temos uma dica-bônus que ajuda a entender como a contribuição mútua funciona na prática. Você já pensou em um método de obtenção de crédito que garanta o pagamento aos fornecedores e simplifique a sua análise de risco?
Estamos falando da antecipação de recebíveis. Neste processo, você utiliza o saldo da sua maquininha de cartão para negociar com fornecedores e adquirir insumos.
O recebível usado na negociação é transferido e passa a ser de titularidade do parceiro comercial, que tem garantia de recebimento e pode fazer a venda com mais tranquilidade.
E tem mais! Utilizando o marketplace da Credit2b como mediador do processo, você, lojista ou fornecedor, não paga nada pela transferência!
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*Créditos da imagem de capa: Luis Villasmil em Unsplash