É lojista ou empreendedor e trabalha com maquininhas de cartões? Pois saiba que, neste caso, é preciso fazer a conciliação de cartões para garantir a saúde financeira do seu negócio.
De acordo com o Sebrae, o uso de maquininhas de cartão cresceu 17% entre as micro e pequenas empresas entre 2016 e 2021. Além de ampliar o leque de métodos de pagamento aceitos e atender a uma demanda dos consumidores, o recurso também é uma alternativa para aumentar o capital de giro das empresas.
Porém, sem a conciliação de cartões, que consiste no gerenciamento das vendas feitas utilizando este método, você, empreendedor ou lojista, perde o controle das transações e acaba enfrentando inadimplência e até perdas financeiras.
Continue a leitura deste artigo para entender, com detalhes, o que é a conciliação de cartões e como utilizá-la a favor da saúde financeira da sua empresa.
O que é conciliação de cartões?
Conciliação de cartões é o nome dado à prática de conferência e validação das vendas feitas em maquininhas de cartão. Isso acontece por meio do uso de planilhas de registro, extratos e cruzamentos de dados.
Empreendedores e lojistas que adotam a conciliação de cartões como parte da rotina fazem comparativos entre os dados relacionados às vendas, aos pagamentos e aos recebimentos. Assim, evitam o descompasso no fluxo de compra e venda, conseguem identificar eventuais falhas de processamento e mantém o controle sobre o capital de giro disponível.
De forma simplificada, podemos dizer que, ao fazer o processo de conciliação, você identifica:
- se os valores de vendas registradas foram repassados corretamente;
- casos de incompatibilidade entre os registros e os repasses (e vice-versa);
- cumprimento de condições e taxas pré-acordadas para o uso das maquininhas de cartão.
Como fazer conciliação de cartões?
Existem diferentes caminhos para colocar em prática o processo de conciliação de cartões. Você pode optar por planilhas, softwares ou outros sistemas colaborativos que permitam a visualização e o preenchimento dos membros do time comercial.
O importante é que o método escolhido reúna informações-chave como:
- data da transação;
- valor da venda;
- operadora de cartão utilizada;
- operação a crédito ou débito;
- número de parcelas;
- datas de vencimento;
- valor líquido a ser recebido.
Além de preencher a planilha ou o sistema com as informações periodicamente (ou a cada vez que uma venda for concluída), há, ainda, mais alguns passos que podem ajudar na organização. Conheça cada um deles a seguir.
1- Confira cada venda realizada
Estabeleça uma periodicidade para fazer a comparação de vendas registradas na maquininha e dos dados inseridos no controle da empresa.
Dessa forma, você garante que seu registro seja uma fonte confiável de informações e, principalmente, que tudo aquilo que foi apontado manualmente tenha sido corretamente operacionalizado pela maquininha.
2- Acompanhe os pagamentos
Dados compatíveis? Não pense que o trabalho acabou! Também é importante conferir se os prazos de pagamento estabelecidos estão sendo cumpridos pela credenciadora da maquininha.
Atrasos no repasse ou falhas de processamento podem impactar diretamente na disponibilização de capital de giro para o negócio — o que, consequentemente, traz consequências diretas na sua gestão como empreendedor.
Além de ajudar a evitar os impactos dos atrasos ou não-pagamentos, o controle facilita a identificação do PMR (Prazo Médio de Recebimento), indicador que auxilia na gestão financeira da empresa.
3- Guarde comprovantes e extratos
Para ajudar na conferência e no acompanhamento dos registros, guarde os comprovantes e extratos por um período.
Se possível, estabeleça, junto ao time de vendedores, um protocolo para armazenamento das filipetas de pagamento e estimule que, além de guardar o comprovante, cada vendedor também insira, no sistema de controle, o valor das vendas realizadas.
Quanto mais ferramentas de conferência vocês tiverem ao alcance, menores as chances de não identificar incompatibilidades nos registros.
4- Confira os processamentos junto à instituição bancária
Por fim, lembre-se de conferir se os pagamentos agendados para o dia foram, de fato, processados junto à sua instituição financeira.
Lembre-se de considerar os descontos de taxas e conferir o saldo de acordo com o contrato negociado junto à operadora da maquininha.
Vantagens da conciliação de cartões
Incorporar o processo de conciliação de cartões demanda disciplina e comprometimento por parte do time de vendas, mas traz inúmeros benefícios à gestão da empresa.
Ainda em dúvida se vale a pena implementar a prática por aí? Então confira algumas das suas vantagens a seguir.
1. É uma aliada de peso no combate a fraudes e erros
Operadoras de maquininhas de cartão e instituições financeiras podem cometer erros na hora de cobrar por serviços e tarifas.
Há casos, por exemplo, em que o valor da venda é registrado no comprovante impresso pela maquininha, mas não consta nos registros da operadora, gerando uma espécie de “venda fantasma” que não é creditada na conta do lojista.
Para evitar que essa falha comprometa o fluxo de caixa da sua empresa em um momento em que a contestação seja mais complexa e, em alguns casos, até inviabilizada, a conciliação de cartões entra em cena.
Com a prática da conferência comparativa de registros, fica mais fácil “pescar” evidências de erros e fraudes nos sistemas de pagamento.
2. Ajuda na gestão do tempo
Já imaginou precisar resgatar o comprovante de uma venda feita há 3 meses e não dispor de nenhuma planilha ou sistema que compila os dados? Muitas empresas que não fazem conciliação de cartões perdem o controle dos comprovativos de compra, e depois sofrem as consequências ao precisar acessar informações de transações antigas.
Ter os dados consolidados em uma planilha ou sistema ajuda a otimizar o tempo do time de vendas, que pode recorrer ao arquivo para buscar dados anteriores com facilidade e, em alguns casos, recursos automatizados.
3. Impacta positivamente a gestão financeira
Por fim, a conciliação de cartões é uma ferramenta efetiva para complementar a gestão financeira da sua empresa. Isso porque ajuda a visualizar prazos de recebimento, prever receitas futuras e ajudar na obtenção de crédito junto aos fornecedores.
Utilize a conciliação de cartões (e a Credit2b) para gerenciar seus recebíveis
Com o sistema de conciliação de cartões, você, lojista ou empreendedor, passa a ter controle sobre todos os recebíveis atrelados às suas maquininhas de cartão.
Uma alternativa viável é utilizar estes valores futuros para negociar crédito junto aos seus fornecedores, viabilizando a compra de insumos mesmo sem capital de giro.
E tem mais! Com a Credit2b, você transfere a titularidade dos recebíveis para o fornecedor, garantindo a ele o pagamento da compra, sem dores de cabeça e sem pagar nada por isso!
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*Créditos da imagem de capa: John Schnobrich em Unsplash